klantverhaal Groningen Seaports

Een logistieke spil in Noord-Nederland

Groningen Seaports, de commerciële exploitant van de havens in Delfzijl en de Eemshaven, beheert 2779 hectare aan haven- en industrieterrein. Vanuit het hoofdkantoor in Delfzijl werken 90 medewerkers dagelijks aan onderhoud, veiligheid en de verdere ontwikkeling van de havens. Hun diensten omvatten niet alleen scheepvaartverkeer, maar ook de acquisitie van bedrijven en het faciliteren van marktgedreven groei.

Met een klein IT-team van drie medewerkers en een informatiemanagementteam van gelijke grootte, koos Groningen Seaports vier jaar geleden voor een herziening van hun IT-strategie. Het accent verschoof naar cloudoplossingen en het uitbesteden van beheer, waardoor IT zich kon richten op projectmanagement en samenwerking binnen de organisatie. Een van de grootste uitdagingen bleef echter het moderniseren van de financiële processen, waaronder factuurverwerking.

Uitdagingen in factuurverwerking en inkoopbeheer

Tot voor kort verliep factuurverwerking grotendeels handmatig bij Groningen Seaports. Ongeveer 80% van de facturen werd per e-mail ontvangen, uitgeprint en daarna fysiek verwerkt. Dit omslachtige en foutgevoelige proces werd tijdens de pandemie nog lastiger, toen medewerkers gedwongen thuis werkten. Facturen moesten gescand en via e-mail goedgekeurd worden, wat leidde tot inefficiëntie en een verhoogde kans op fouten.

In eerste instantie overwoog Groningen Seaports om de ingebouwde factuurverwerkingsfuncties van hun Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations (F&O) ERP-systeem te gebruiken. Hoewel deze functionaliteit robuust was, bleek het proces voor incidentele gebruikers zoals budgethouders te complex. Dit leidde tot de noodzaak van een alternatieve oplossing die eenvoudiger in gebruik was, maar toch naadloos integreerde met Dynamics 365 F&O.

De oplossing: Easy invoice met de API-integratie door Fresh Dynamics

Na een grondige evaluatie koos Groningen Seaports voor een combinatie van Easy Invoice in de cloud en de Dyn365 API-plug-in van Fresh Dynamics. De API-plug-in, specifiek ontworpen voor Dynamics 365 F&O, bood een gestroomlijnde en intuïtieve manier om facturen en inkoopprocessen te beheren. Deze oplossing maakte gebruik van de bestaande Dynamics-omgeving, maar verbeterde de bruikbaarheid aanzienlijk.

De API-plug-in van Fresh Dynamics automatiseerde belangrijke financiële processen, waaronder:

• Factuurverwerking: Facturen worden nu direct ingelezen en verwerkt in Dynamics 365 F&O, zonder de noodzaak van papieren stappen.
• Inkoopbeheer: Inkooporders worden gesynchroniseerd met budgetgegevens, waardoor goedkeuringen efficiënter verlopen.
• Procuratieschema's: Dankzij de plug-in kunnen goedkeuringsstromen eenvoudig worden ingericht en beheerd.

Deze integratie verminderde de foutgevoeligheid en bespaarde aanzienlijke tijd, waardoor het IT- en financiële team zich kon concentreren op strategische taken.

easy systems + Dynamics 365 F&O

Samenwerking en implementatie

Fresh Dynamics leverde niet alleen de Dyn365 API-plug-in, maar bood ook uitgebreide ondersteuning bij het inrichten en optimaliseren van de oplossing. Door middel van een uitgebreide definitiestudie werden alle processen en vereisten vooraf vastgelegd. Dit zorgde voor een soepel implementatietraject met minimale aanpassingen achteraf.

De nauwe samenwerking tussen Groningen Seaports, Fresh Dynamics en implementatiepartners zoals Easy Systems resulteerde in een succesvolle livegang binnen een strakke deadline. De consultants van Fresh Dynamics, die zowel technisch als functioneel meedenken, zorgden ervoor dat alle processen nauwkeurig afgestemd waren op de behoeften van de organisatie.