Purchase to Pay: Definities, Voordelen en De Weg naar Automatisering
door Oscar Geurtsen
Wat is purchase2pay?
Purchase to Pay (P2P) is een integraal proces dat binnen organisaties gebruikt wordt om inkoopactiviteiten en betalingsverplichtingen te beheren. Het proces begint met de aanvraag van goederen of diensten en eindigt bij de betaling aan de leverancier. Centraal staat het automatiseren en stroomlijnen van handelingen zoals goedkeuringen, het matchen van facturen met inkooporders en het controleren van leveringen. Dit verhoogt de efficiëntie, vermindert de administratieve last en zorgt voor meer financiële controle. Purchase to Pay draagt ook bij aan betere relaties met leveranciers door tijdige en nauwkeurige betalingen.
Belangrijkste Inzichten
- Purchase-to-Pay (P2P) is een integraal proces dat het traject van inkoop tot betaling omvat, ontworpen om uitgaven en leveranciersrelaties efficiënter te beheren.
- P2P richt zich op het operationele deel van inkoop, terwijl Source-to-Pay (S2P) breder is en ook leveranciersselectie en contractbeheer omvat.
- Het P2P-proces omvat zes stappen: aanvraag, goedkeuring, inkooporder, ontvangst, factuurverwerking en betaling.
- Het doel van P2P is om kosten te verlagen, nauwkeurigheid te verhogen en naleving te verbeteren, met betere relaties met leveranciers als bijkomend voordeel.
- Voordelen van Purchase to Pay zijn verhoogde efficiëntie, kostenbesparingen en real-time financieel inzicht; nadelen omvatten implementatiekosten en afhankelijkheid van technologie.
purchase to pay vs procure to pay vs source to pay
Hoewel de termen Purchase to Pay, Procure to Pay, en Source to Pay soms door elkaar worden gebruikt, zijn er duidelijke verschillen tussen deze concepten.
1. Purchase to Pay (P2P): Dit proces richt zich op het operationele deel van de inkoop en de betaling. Het bestaat uit:
- Het indienen van een inkoopaanvraag.
- Het genereren en goedkeuren van een inkooporder (PO).
- Het ontvangen en controleren van de geleverde goederen of diensten.
- Het verwerken van facturen en het uitvoeren van betalingen.
2. Procure to Pay (ook P2P genoemd): Deze term wordt vaak synoniem gebruikt met Purchase to Pay, maar legt iets meer nadruk op de strategische inkoopaspecten, zoals het selecteren van leveranciers en het onderhandelen over contracten.
3. Source to Pay (S2P): Dit is een uitgebreider proces dat begint bij het zoeken en selecteren van leveranciers (sourcing). Het bestaat uit:
- Leveranciersidentificatie en -selectie.
- Onderhandelingen en contractbeheer.
- Alle stappen in het P2P-proces.
Het Purchase2Pay proces stap voor stap uitgelegd
Het Purchase to Pay-proces bestaat uit de volgende stappen:
- Aanvraag (Requisition): Een medewerker of afdeling dient een inkoopaanvraag in voor benodigde goederen of diensten. Deze aanvraag wordt geregistreerd in een digitaal systeem.
- Goedkeuring (Approval): De aanvraag wordt beoordeeld en goedgekeurd door een manager of de verantwoordelijke afdeling.
- Inkooporder (Purchase Order): Na goedkeuring wordt een inkooporder gegenereerd en naar de geselecteerde leverancier gestuurd. Hierin staan details zoals het aantal, de prijs en de leveringsvoorwaarden.
- Levering en ontvangst (Receipt of Goods/Services): De geleverde goederen of diensten worden gecontroleerd op kwaliteit en kwantiteit. Het ontvangstbewijs wordt vastgelegd in het systeem.
- Factuurverwerking (Invoice Processing): De leverancier stuurt een factuur, die wordt gematcht met de inkooporder en het ontvangstbewijs (driewegmatching). Dit voorkomt fouten en dubbele betalingen.
- Betaling (Payment): Na goedkeuring van de factuur wordt de betaling uitgevoerd volgens de overeengekomen voorwaarden.
Wat is het doel van Purchase to Pay?
Het hoofddoel van Purchase to Pay is het stroomlijnen van inkoop- en betalingsprocessen om efficiëntie te vergroten en kosten te verlagen. Specifieke doelen zijn:
- Lagere arbeidskosten: Door processen te automatiseren, worden minder handmatige handelingen vereist.
- Verhoogde nauwkeurigheid: Geautomatiseerde systemen minimaliseren menselijke fouten.
- Verbeterde naleving: Organisaties kunnen zich beter aan interne richtlijnen en externe regelgeving houden.
- Betere leverancierrelaties: Tijdige en nauwkeurige betalingen verbeteren de samenwerking met leveranciers.
Voordelen P2P
- Efficiëntie: Door het elimineren van handmatige processen wordt tijd bespaard.
- Kostenbesparing: Geautomatiseerde controles en betalingen verminderen administratieve lasten en foutkosten.
- Inzicht in financiën: Real-time rapportage maakt betere budgettering en besluitvorming mogelijk.
- Compliance: Het proces zorgt ervoor dat alle uitgaven voldoen aan beleidsregels en wettelijke vereisten.
Nadelen P2P
- Implementatiekosten: Het opzetten van een P2P-systeem vereist een investering in software en training.
- Complexiteit: Het kan een uitdaging zijn om bestaande systemen en processen te integreren.
- Afhankelijkheid van technologie: Bij storingen in het systeem kan de gehele P2P-cyclus vertraging oplopen.
Waarom P2P automatiseren?
Het automatiseren van Purchase to Pay biedt een aantal voordelen:
- Schaalbaarheid: Organisaties kunnen hun processen efficiënt uitbreiden naarmate ze groeien.
- Foutreductie: Automatisering elimineert veelvoorkomende menselijke fouten, zoals dubbele betalingen.
- Snellere doorlooptijden: Facturen worden sneller verwerkt en betalingen worden tijdig uitgevoerd.
Kortom, een geïntegreerd P2P-systeem helpt organisaties om operationele uitdagingen aan te pakken, kosten te besparen en relaties met leveranciers te verbeteren. Door automatisering te omarmen, kunnen bedrijven hun processen optimaliseren en een concurrentievoordeel behalen.
Benieuwd hoe wij jouw bedrijf kunnen helpen?
Neem contact op met ons team en ontdek de mogelijkheden!
Ontdek onze andere blogs
Groningen Seaports: Van Papieren Processen naar Geautomatiseerd Factuurbeheer met Easy Invoice en D365
